Entrepreneur Media Inc., Start Your Own Business kitabında kendi işini kurmak isteyenler için atılması gereken kritik adımlar ve iş sahibi olarak ilk üç yıl kendinizi nasıl finanse edebileceğiniz konusunda bazı yol gösterici tavsiyelerde bulunuyor. Bu yazı ise ilk yıl için öngörülen bütçeyi oluştururken atılacak temel adımları anlatan, kitaptan bir derlemedir.

Pek çok küçük işletme sahipleri için bütçe oluşturma süreci, gelecek ayın maaşlarını ödeyecek nakiti nereden bulacağını düşünmek ile sınırlıdır. Başka bir dolu finansal sorunla uğraşmak zorunda kalan iş sahipleri, gelecek ay için uzun ya da kısa vadede bütçe planı yapmak için yeterli zaman bile bulamayabiliyor. Fakat bütçe planının başarısız olması, plan yapmayı bilmediğiniz anlamına da gelebilir.

Bütçe planı hazırlamak her küçük işletme sahibinin güçlü finansal araçlarından biridir. Daha basit olarak ifade etmek gerekirse, uzun ve kısa vadeli bütçe planı oluşturmak ve bu planı sürdürmek nakit akışının sizi kontrol etmesini değil sizin nakit akışını kontrol etmenizi sağlar.

En etkili bütçe planı hem kısa vadeli plan, hem bir takvim yılı aylık plan hem de üç yılı kapsayan uzun vadeli planı içerir. Bilgi toplamak için yeterli zamanı yaratmak için mali yılsonundan iki ay önce bütçe planını hazırlamalısınız. Uzun vadeli plan, kısa vadeli plan hazırlandığında güncellenmelidir. Pek çok bütçe planı gelire göre düzenlenir fakat aslında hem gelire göre hem de bilanço tablosuna göre hazırlamak gerekir. Bu sadece gelir ve giderlerle ilgilenmenizi değil, tüm işletme için gereken potansiyel nakit akışını da öngörmenizi sağlar. Örneğin, eğer halihazırda birkaç yıldan beri bir iş yürütüyorsanız ve yelpazenize yeni bir ürün eklemek istiyorsanız, envanter alımlarının nakit akışına etkisini dikkate almanız gerekir. Ayrıca sadece gelir tablosu üzerinden bütçeleme, potansiyel sermaye harcamalarının etkisinin tam analizini sağlamaz. Örnek vermek gerekirse, eğer işletmeniz için yeni bir emlak almayı planlıyorsanız, borç yönetiminin nakit akışına etkisini hesaplamalısınız. Gelecekte, tesislerinizi genişleterek daha yüksek kira ödemeye başladığınızda bunun sonuçlarını belirlemede bütçeniz size yardımcı olacaktır.

Nakit akışı sorunları nasıl öngörülebilir?

Startup aşamasında, işiniz için bütçe oluştururken mantıklı varsayımlarda bulunmanız gerekecek. Bunun için aşağıdaki soruları kendinize sorabilirsiniz:

  • 1 yıl içinde ne kadar satış yaparım?
  • Takip eden yıllarda satışlar ne kadar artacak?
  • Sattığım ürün ya da servis nasıl fiyatlandırılacak?
  • Üretmek ne kadara mal olacak? Ne kadar envantere ihtiyacım olacak?
  • İşletme giderlerim ne kadar olacak?
  • Kaç kişiyi işe almam gerekecek? Ne kadar maaş ödeyeceğim? Kendim ne kadar kazanacağım? Vaatlerim neler olacak? Maaşların toplamı ve çalışanların vergileri ne kadar olacak?
  • Gelir vergisi oranı ne kadar olacak? Anonim mi limited şirketi mi olacağım?
  • Hangi olanaklara ihtiyacım olacak? Ofis kiralamak bana ne kadara mal olacak?
  • Başlangıçta hangi ekipmanlara ihtiyacım olacak? Bu ekipmanları edinmenin maliyeti ne olacak? İlerleyen yıllarda başka ekipmanlara ihtiyacım olacak mı?
  • Eğer kredi ile satış yaparsam, müşterilerime hangi ödeme koşulları sunacağım? Tedarikçilerim bana hangi ödeme koşullarını sunacak?
  • Ne kadar borç almalıyım?
  • Neleri teminat verebilirim? İlgilenen kişi oranı ne kadar olacak?

Bütçenin hazırlanma aşamasına geldiğinizde, bunu kendiniz de yapabilirsiniz ya da çeşitli yazılımlardan faydalanabilirsiniz. Microsoft Money ya da Quicken gibi sadece bütçe oluşturmak için olan yazılımları kullanabilirsiniz. İlk yapmanız gereken şey gelecek yılın aylık bütçe planını hazırlamak. İlk aydan başlayarak her bir kategori için özel bütçeli dolar seviyelerini belirleyin. Brüt kar marjını hesaplarken, işletme giderlerini, alacakları ve işletmenizi sürdürmek için gereken envater seviyelerini belirlerken satış rakamları kritik bir rol oynayacak. Ürünün ya da hizmetin ne kadar satacağını belirlerken, işletmenizin pazar alanını, rakiplerinizi, ekonomik koşulları ve muhtemel talebi iyi araştırın. Satacağınız ürünlerin maliyetini hesaplarken, her ögenin yüzde bazında üretimi ile ilişkili gerçek maliyetini hesaplamanız gerekir. İşletme giderleriniz için, tanıtım, araç, değer kaybetme payı, sigorta vb. gibi giderleri de hesaplamalısınız. Sonra da muhasebecinizden gerçek iş vergi oranlarına dayalı vergi oranını elde edin.

Bilanço tablosunda evnaterlerinizi kategorilere bölün.  Örneğin, giyim üreticisinin evnanterinde hammadde, yarı mamuller ve bitmiş ürünler vardır. Evnanter, alacaklar hesabı, alacaklılar hesabı için birikmiş günlerin öngörülen sayısına bağlı toplam tutarı hesaplamalısınız. Her bir ögeyi gayrimenkul, ekipman, yatırımlar vb. şeylerden ayrı bir sabit değer olarak düşünün. Eğer yeni işiniz bir franchise, copyright ya da patent ücreti gerektiriyorsa, bunlar gayrimaddi kıymetler olarak yansıyacaktır. İş mali sorumluluklara geldiğinde, bankadan alınan her bir krediyi ayırın. Özsermaye, genel hisseler, öncelikli hisse senedi, ödenmiş sermaye, hazine hissesi, birikmiş karlar için de aynı şeyi uygulayın. Bunu ilk yılın her ayı için yapın daha sonra ikinci ve üçüncü yıl için hazırlamaya başlayın. İlk yılın bütçesi için, mevsimsel faktörleri de göz önünde bulundurun. Örneğin; pek çok perakendeci Ekim’den Aralık’a kadar daha yoğun satış yapar. Eğer sizin işiniz sezonluk bir iş ise, nakit akışınızda geniş aralıklar olacak bu yüzden bütçe oluştururken 1 yıllık satış planına göre değil de sezonu da hesaba katarak aylık bir plan oluşturun.

Süreç gereğince, ilk önce gelir tablosu bütçelerini hazırlamanız daha sonra bilanço tablosunu sonra da nakit akışını belirlemeniz gerekir. Geçici bilanço tablosunu hazırlamak için net geliri bilmelisiniz çünkü kar oranı geçmiş yıl karlarına bağlı olmalıdır. Nakit akışını ön görmek için hem gelir tablosu hem de bilanço tablosu rakamlarına ihtiyacınız var.

Bütçenizi kendiniz de oluştursanız bunun için yazılım da kullansanız, başlangıç bütçenizi oluşturmak için yeminli mali müşavirinizden girdileri takip etmelisiniz. Mali müşavirin rolü sizin ve finansal geçmişinizin mevcut iç kaynaklarına bağlıdır. Size mali plan hazırlaması için bir mali müşavir işe almayı düşünebilirsiniz ya da mali müşavirden danışman olarak faydalanabilirsiniz. Mali müşavir işinize ne şekilde dahil olursa olsun, mali müşavirin girileri kısa ve uzun vadeli mali planınıza bağımsız bir bakış açısı sunmak için çok değerlidir.

Bu yazı Fikirci Baba’nın Entrepreneur çevirisidir.